Audit si Consultanta
Echipa Distristoc, formata in exclusivitate din specialisti in arhivistica ofera suport clientilor sai pe tot parcursul procesului de arhivare fizica. Cu o experienta de 10 ani in domeniul arhivistic Distristoc dispune de expertiza necesara pentru a veni in sprijinul companiilor care doresc sa isi gestioneze intern serviciile de arhivare. Distristoc va sta la dispozitie cu urmatoarele servicii de arhivare:
Elaborarea/modificarea nomenclatorului arhivistic
Pentru a va putea organiza in mod legal si eficient fondul arhivistic, arhivistii nostrii va sprijina in elaborarea sau modificarea Nomenclatorului arhivistic
Cu ajutorul acestui instrument de gestiune , veti putea sa :
– Identificati cu usurinta un document
– Stabiliti durata de viata legala a documentelor
– Analizati tipurile de documente create de fiecare departament/serviciu
– Dispuneti de o procedura de arhivare unitara la nivelul intregii companii
Consultanta privind organizarea arhivei
Consultantii nostrii sunt la dispozitia dumneavostra cu recomandari privind organizarea activitatii de arhiva din cadrul companiei dumneavostra
Recomandarile noastre:
– Reduceti volumul de arhiva pastrand doar ce este necesar!
Peste 30% din totalul documentelor care se arhiveaza in fiecare an sunt copii, sau alte materiale lipsite de importanta practica (materiale publicitare, oferte comerciale etc).
– Organizati-va !
Stabiliti un mod de lucru unitar prin proceduri detaliate privind constituirea, inventarierea, pastrarea si accesarea documentelor din arhiva dumneavoastra.
– Protejati-va documentele cu adevarat importante!
Asigurati-va ca documentele dumneavostra importante nu sunt expuse degradarii, distrugerii sau pierderii.
– Nu incercati sa faceti totul de unul singur!
Pentru orice informatii sau nelamuriri specialistii Distristoc sunt la dispozitia dumneavoastra.
Instruire profesionala
In functie de nevoie dumneavostra compania noastra ofera instruiri individuale sau colective asupra tuturor operatiunilor arhivistice incepand de la crearea nomenclatorului arhivistic, continuand cu ordonarea si inventarierea documentelor, pana la lucrarea de selectionare a documentelor cu termenul de pastrare expirat.
Elaborarea de politici si proceduri privind arhivarea documentelor
In functie de nevoile si de constrangerile aferente domeniului dumneavostra de activitate, specialistii nostrii in arhivistiva vin in sprijinul dumneavostra cu elaborarea de proceduri personalizate. Astfel se pot elabora proceduri privind prelucrarea arhivistica, utilizarea documentelor, consultarea arhivei etc.
Organizarea spatiilor de arhiva in locatiile clientului
Distristoc vine in sprijinul companiilor care doresc sa isi gestioneze intern serviciul de pastrare si conservare al documentelor prin oferirea de consultanta cu privire atat la caracteristicile tehnico functionale si dotarile necesare cat si cu privire la activitatea de management al organizarii documentelor.
Audit
Auditul are ca scop aprecierea eficacitatii procesului si procedeelor de arhivare, stabilirea modalitatilor de imbunatatire sau gasirea de solutii viabile in cadrul companiei dumneavoastra.
Pentru a optimiza gestiunea documentelor in cadrul companiei dumneavostra, specialistii nostrii vor efectua o analiza metodica realizata in vederea determinarii faptului ca activitatile si rezultatele relative satisfac dispozitiile prestabilite si ca aceste dispozitii sunt puse in practica intr-un mod eficace si apt in vederea atingerii obiectivelor dumneavostra