Instrumente de lucru si operatiuni arhivistice

Nomenclatorul arhivistic sau nomenclatorul documentelor de arhiva este instrumentul de lucru care pune ordine in constituirea dosarelor si orienteaza intreaga organizare ulterioara a activitatiii de arhiva( inventariere, selectionare, folosire, pastrare )

Arhiva curenta presupune rigoare si ordine, ceea ce poate asigura numai aplicarea nomenclatorului arhivistic.

Nomenclatorul arhivistic se intocmeste potrivit art. 8 din Legea Arhivelor Nationale nr. 16/1996 si a modelului prevazut in anexa 1 din Lege.

Conducerea unitatii solicita, prin nota interna, propuneri de la toate compartimentele. Aceste propuneri trebuie sa cuprinda, sub forma de tabele, toate categoriile de documente ce urmeaza sa se creeze la fiecare compartiment, in functie de problemele comune pe care le trateaza, de importanta lor stiintifica si practica si implicit de termenele de pastrare.

Propunerile compartimentelor se centralizeaza de catre responsabilul cu arhivarea, sunt supuse aprobarii conducerii societatii si confirmate de catre Arhivele Nationale.

In prima rubrica a nomenclatorului se trec denumirile departamentelor in ordinea in care figureaza in organigrama firmei si se numeroteaza cu cifre romane.

In rubrica a doua se trec denumirile serviciilor care compun departamentul si se noteaza cu litere majuscule.

In rubrica a treia se consemneaza cuprinsul documentelor ce constituie unitatea arhivistica. Numerotarea u.a. se face cu cifre arabe, incepand cu nr. 1 la fiecare compartiment in parte.

In rubrica a patra se trece termenul de pastrare pentru fiecare categorie de documente.

Rubrica a cincea este rezervata pentru observatii.

Cifra romana, litera majuscule si cifra araba formeaza INDICATIVUL unitatii arhivistice dupa nomenclator.

La inregistrarea documentelor, indicativul unitatii arhivistice va figura in registrul de intrare-iesire al corespondentei ca si pe fiecare document in parte, facandu-se in acest fel corelatia dintre registru si acte.

Gruparea documentelor in dosare pe probleme si termene de pastrare

Formarea dosarelor

Prima operatiune in procesul de formare a dosarului consta in repartizarea in bibliorafturi sau mape a documentelor primite la compartimente , impreuna cu documentele de raspuns, cand este cazul, cat si cu anexele lor sau a documentelor intocmite pentru uz intern, in functie de indicativul dupa nomenclator.

Asezarea documentelor in bibliorafturi sau mape se face in ordinea inregistrarii lor, asa incat ultimul document inregistrat este deasupra.

Pregatirea u.a. in vederea predarii la arhiva

Documentele cuprinse in dosar se ordoneaza cronologic sau, in cazuri speciale, dupa alte criterii- pe probleme, alfabetic, geografic, pe corespondenti, nominal etc. Cand la formarea dosarului se foloseste ordinea cronologica, documentele se inverseaza, astfel incat primul document, cu data cea mai veche de inregistrare, sa fie deasupra, adica la inceputul dosarului, urmat de celelalte, in ordinea crescanda a numerelor de inregistrare.

Criteriul pe probleme sau tematic presupune formarea dosarelor dupa teme, adica gruparea documentelor dintr-un an, care se refera la aceeasi tema sau problema. Acest criteriu este cel mai raspandit.

Inventarierea

Conform Legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996 ( art. 8-9 ) si Instructiunilor privind activitatea de arhiva la creatorii si detinatorii de documente (art. 10-23) documentele sunt constituite la compartimentele de munca ale unitatilor pe baza nomenclatorului arhivistic si se inventariaza in cadrul compartimentelor si anului respectiv pe probleme si termene de pastrare stabilite in acest instrument de lucru.

Unitatile arhivistice se predau la compartimentul de arhiva sau in lipsa acestuia la arhiva unitatii, in gestiunea arhivarului sau responsabilului cu arhiva, pe baza de inventare, intocmite pe compartimente, an si termene de pastrare, dupa modelul prevazut in anexa 2 din Lege. Inventarul va cuprinde toate unitatile arhivistice cu acelasi termen de pastrare, create in decursul unui an, de catre un compartiment de munca. Fiecare compartiment va intocmi atatea inventare cate termene de pastrare sunt prevazute in nomenclator, la compartimentul respectiv. Fiecare u.a. se trece in inventar sub un numar curent distinct. In cazul dosarelor formate din mai multe volume, in inventar fiecare volum va primi un numar curent distinct.

Inventarele trebuie scrise in trei exemplare pentru documentele nepermanente si in patru exemplare pentru cele permanente. Cate un exemplar va ramane la compartimentul care face predarea, iar celelalte vor fi predate, odata cu documentele, la arhiva, in gestiunea arhivarului.

Inventarul este instrumentul de evidenta cu dubla functionalitate. El cuprinde, sub forma de rezumat, in mod concis si concludent, informatiile u.a., folosind ca instrument de baza cercetarii, sub multiplele ei aspecte. In acelasi timp, inventarul este un instrument de evidenta in sens administrativ-gestionar, cu ajutorul caruia se face predarea-primirea documentelor in responsabilitatea arhivarului, desemnat sa asigure pastrarea, conservarea si folosirea documentelor.

Registrul de evidenta curenta

“ Evidenta tuturor intrarilor si iesirilor de unitati arhivistice din depozit se tine pe baza unui registru, potrivit anexei nr. 4 “se precizeaza in art. 9 din legea 16/1996.

Este un instrument de baza al arhivei unei unitati, in care sunt inregistrate inventarele fondului sau fondurilor create si detinute si implicit numarul u.a. dintr-un fond precum si miscarea acestora in decursul anilor. El tine o evidenta numerica a u.a., in cadrul compartimentelor. Registrul de evidenta curenta este, de fapt, cu alte cuvinte, un inventar al inventarelor.

Acest registru are doua capitole: “ Preluari ” si “ Iesiri “.

La capitolul “ Preluari “ se trec, in ordinea preluarii de la compartimente, toate inventarele u.a. preluate. Fiecare inventar se trece in registru separat, sub alt numar de ordine.

In registrul de evidenta curenta se vor trece urmatoarele date:

• Numarul curent al inventarului;
• Data preluarii documentelor din inventarul respectiv;
• Denumirea compartimentului de la care provin inventarele;
• Denumirea inventarului;
• Datele extreme ale documentelor cuprinse in inventar;
• Totalul u.a. din inventarul respectiv;
• Totalul u.a. din inventarul respectiv, primite efectiv in arhiva unitatii;
• Numarul unitatilor arhivistice lasate la compartiment si predate ulterior;
• Totalul unitatilor arhivistice existente efectiv in toate inventarele.

In partea a doua, la “ Iesiri “, pentru fiecare inventar se completeaza urmatoarele date:

• Data iesirii documentelor din evidenta;
• Denumirea unitatii catre care s-a facut predarea;
• Denumirea actului de predare, numarul de inregistrare si data actului pe baza caruia au fost scoase documentele din evidenta;
• Totalul u.a. iesite;
• Totalul general al u.a. ramase in arhiva.
• Scoaterea documentelor din evidenta arhivei

“ Scoaterea documentelor din evidenta arhivei se face numai cu aprobarea conducerii creatorilor sau detinatorilor de documente si cu avizul Arhivelor Nationale sau Directiilor judetene ale Arhivelor Nationale, dupa caz, in functie de creatorii la nivel central sau local, in urma selectionarii, transferului in alt depozit de arhiva sau ca urmare a distrugerii provocate de calamitati naturale ori de un eveniment exterior imprevizibil si de neinlaturat” se precizeaza in ultimul aliniat al art. 9 din Legea 16/1996.

Art. 28 din Instructiuni stabileste actele pe baza carora u.a. pot fi scoase din evidenta arhivei, precizand ca:” dosarele sunt scoase din evidenta arhivei pe baza unuia din urmatoarele acte, dupa caz: proces- verbal de selectionare ( conform anexei nr. 5 ); proces-verbal de predare-preluare ( conform anexei nr. 6 ); proces-verbal de constatare a deteriorarii complete a documentelor sau a lipsei acestora.Documentele deteriorate vor fi scoase din evidenta in urma propunerii comisiei de selectionare, aprobata de conducerea unitatii creatoare sau detinatoare si confirmata de Arhivele Nationale.”

Selectionarea este operatiunea arhivistica de stabilire a valorii documentar-istorice sau practice a unitatilor arhivistice dintr-un fond sau colectie, in vederea pastrarii permanente a celor ce fac parte din Fondul Arhivistic National si eliminarea celor lipsite de importanta.

Legea Arhivelor Nationale nr. 16/1996 si Instructiunile privind activitatea de arhiva creeaza cadrul juridic legal de desfasurare activitatilor arhivistice, inclusiv a delicatei probleme a selectionarii in art. 10-11 din Lege si art. 29-30 din Instructiuni.

Comisia de selectionare, numita de conducatorul unitatii prin ordin sau decizie interna.

Trebuie sa aiba in componenta un presedinte, un secretar si membrii numiti dintre specialistii de la compartimente. Numarul total trebuie sa fie impar.

Comisia de selectionare se intruneste anual sau ori de cate ori este nevoie, la sesizarea secretarului prin convocare de catre presedinte.Aceasta verifica daca inventarele au fost corect intocmite, in sensul concordantei intre continutul dosarelor si nomenclatorul arhivistic.

Numerele u.a. propuse spre selectionare se trec intr-un proces-verbal, in ordinea lor cronologica.

Procesul-verbal de selectionare, impreuna cu un exemplar din inventarul acestor documente se trimit pentru confirmare Arhivelor Nationale.Dupa obtinerea confirmarii scrise, ele se distrug de catre unitatea care le detine.

Documentele necesare dosarului selectionarii;

1. Adresa cu care se trimite pentru verificare si confirmare, cu numar de inregistrare si datata la zi.

2. Procesul-verbal de selectionare( anexa 5 din Lege )

3. Inventarul sau inventarele documentelor propuse pentru distrugere

4. Inventarul sau inventarele documentelor permanente ale compartimentelor de la care se selectioneaza documente si din perioada pentru care se face selectionarea.

Sursa : Laurentiu Mera – « Indreptar Arhivistic »