Pastrarea si Gestionarea Arhivei
Preluarea arhivei fizice de la sediul dumneavoastra
Preluarea arhivei de documente de la client se face pe baza de proces verbal. Manipularea si transportul sunt realizate cu personal instruit conform procedurii interne de preluare a documentelor care face parte din Sistemul de Management Integrat.
Trasabilitate si transparenta. Prin intermediul aplicatiei noastre de gestiune a arhivei fizice, Clientul are posibilitate sa verifice in orice moment statusul unei cutii indiferent de etapa in care se afla ( la transportator, in zona tampon, la gestionar etc ). Totodata clientul are posibilitatea de a realiza rapoarte in timp real asupra tuturor operatiunilor intreprinse.
Integrarea arhivei in sistemul de gestiune
Odata ajunse la depozit cutiile cu acte sunt dispuse in mijloacele de depozitare a documentelor, se genereaza si se lipesc codurile bare, se scaneaza si se introduc in aplicatie. Pe langa inregistrarea electronica a informatiilor, acestea sunt inregistrate si in mijloacele clasice de evidenta, fiecare client avand propriul registru inventar. Toate aceste operatiuni sunt realizate in exclusivitate de specialistii nostrii absolventi ai Scolii Nationale de Perfectionare Arhivistica.
Pastrarea si conservarea arhivei
Pastrarea arhivei clientului in depozite amenajate special in scopul de pastrare si conservare a documentelor pe suport hartie, cu asigurarea conditiilor necesare impotriva degradarii, distrugerii ori sustragerii detalii
In depozitele noastre, arhivarea documentelor dumneavoastra se desfasoara respectand urmatoarele conditii:
Temperatura si umiditatea sunt monitorizate zilnic si ajustate în conformitate cu conditiile ideale de stocare ale produselor din hârtie.
Documentele arhivate sunt pastrate in cutii de carton durabile si rezistente. Cutiile sunt dispuse în rafturi speciale de metal, proiectate pentru a rezista la miscari seismice cu o magnitudine de peste 8 grade.
Se asigura desprafuirea periodica, iar depozitele de documente sunt tratate lunar de catre o societate autorizata, pentru a preîntâmpina o posibila infestare a daunatorilor (rozatoare, insecte, etc.) .
Toate spatiile noastre dispun de mijloace de alarmare, semnalizare si stingere a incendiilor.
Dispunem de echipamente speciale precum paleti, lize si carucioare speciale pentru manipularea cutiilor cu documente in conditii optime.
Siguranta si securitate
Sisteme antiefractie, sisteme de control al accesului pe baza de cartela. Toate zonele au accesul restrictionat in functie de drepturile alocate fiecarui angajat
Paza este asigurata de catre o firma de paza prin paza umana si interventie rapida
Sisteme de supraveghere video atat in exteriorul cat si in interiorul depozitelor
Serviciu privat de pompieri 24 / 24 ore
Procedura de siguranta si acces in depozite, atat pentru angajatii proprii cat si pentru vizitatori si contractanti